Proprietar De Studio De Dans

Ne-am așezat săptămâna aceasta cu ClassJuggler Dance Jon Koerber îl va întreba ce ar trebui să ia în considerare proprietarii de studiouri atunci când dezbate dacă este sau nu timpul potrivit pentru a achiziționa și a înființa software de studio de dans pentru a-i ajuta să își conducă afacerea.

Întrucât sunteți președintele unei companii care furnizează software online, nu v-ați înclina mereu spuneți „Acum este momentul!”?

' S-ar putea să fiți surprins să auziți acest lucru, dar, nu, acum poate nu fi momentul potrivit pentru a începe să folosești un produs software care să te ajute să-ți administrezi activitatea de dans. ”

Și din nou, s-ar putea să fie momentul potrivit?

'Desigur! De fapt, probabil. Dar, pentru a ști sigur, cred că există cel puțin cinci întrebări importante pe care proprietarii sau managerii de studiouri de dans ar trebui să și le pună. Pentru început, ar trebui să întrebați: „Compania mea devine prea mare pentru a o gestiona manual?” ”

Presupun că vrei să spui, de câți studenți am nevoie înainte de a avea sens să încep administrarea studioului meu de dans cu software?

„Practic, da. Pentru a răspunde, să începem cu o analogie. Să presupunem că doriți să vă coaseți propriul costum, nu este nevoie să achiziționați și să operați o fabrică de textile, nu? Desigur că nu. O mașină de cusut simplă este probabil cel mai mult de care veți avea nevoie. Dar dacă vreți să coaseți o suta articole de îmbrăcăminte în fiecare săptămână, mașina de cusut simplă poate să nu fie la îndemână sau procesul poate fi prea lent pe o mașină de cusut de consum, în comparație cu eficiența pe care o veți obține dintr-un sistem textil comercial computerizat.

În mod similar, cu studioul dvs., dacă abia începeți sau vă mențineți în mod intenționat școala de dans foarte mică - să zicem, cu mai puțin de 30 de elevi - va exista o limită a eficienței pe care o puteți obține dacă aveți software pentru a gestiona programarea, evidența contabilă și înregistrări studențești, deoarece chiar și cel mai simplu și cel mai bun software de programare poate fi exagerat dacă înscrierea dvs. este mică sau aveți o cantitate foarte limitată de cursuri în fiecare săptămână - la fel cum nu aveți nevoie de o fabrică pentru a face o rochie. Dar când înscrierea dvs. începe să ajungă la 40, 50 sau 100 de studenți sau când începeți să adăugați cursuri și instructori, agățându-vă de acele foi de calcul, note lipicioase și alte instrumente diverse pe care le-ați folosit când ați deschis porțile pentru prima dată, vă va împiedica creșterea, mai degrabă decât Ajută-l.'

Jon Koerber.

crin perla vârsta neagră

Atunci cum poate sa Îmi spun când școala mea este suficient de mare încât are sens să investească în software pentru studio de dans?

„Nu există un număr magic de elevi sau clase, în sine. Dar, pe măsură ce numărul studenților și numărul de clase încep să crească, veți ști înainte de oricine când veți începe să vă simțiți împotmolați de toată administrația de a conduce o afacere și petreceți mai puțin timp făcând ceea ce vă place - predând dansul. Pentru o școală în creștere, eficiența pe care o obțineți prin înființarea și operarea software-ului de gestionare a studiourilor va deveni evidentă, iar software-ul se va plăti rapid pentru sine din momentul în care economisiți. ”

Și, desigur, va exista ceva timp de configurare, încercând să învățați software-ul și altele?

'Desigur. Și nevoile tuturor și viteza de învățare sunt diferite. Deci, asigurați-vă că furnizorul de software pe care îl alegeți are o pregătire puternică pentru clienți și o reputație de asistență - și răspunde rapid la apelurile și e-mailurile dvs. Acest lucru poate face întreaga diferență în succes sau eșec atunci când alegeți să implementați software de management!

Dar am văzut că, chiar și pentru proprietarii sau managerii de studiouri de dans care consideră că nu sunt pricepuți la calculatoare, găsesc rapid de necontestat economiile de timp și economiile de costuri. Luați în considerare ceea ce au spus unii proprietari de studiouri despre eficiența pe care au realizat-o odată ce au început să o folosească pe a noastră. De exemplu, un proprietar de studio ne-a spus că facturarea lor lunară, care anterior dura câteva zile, nu mai are aproape deloc timp, deoarece clienții lor își pot vedea și chiar plăti soldul datorat prin Portalul nostru pentru clienți. Și unul dintre preferatele mele este modul în care un alt client a spus că plățile sale întârziate au scăzut cu 95% de la implementarea sistemului nostru de plăți online. ”

Care este a doua întrebare pe care ar trebui să o pun ca proprietar de studio?

„Întrebați-vă:„ Veniturile pe care le generează studioul meu justifică costul investițiilor într-o soluție software de afaceri? ”Fără îndoială, unii dintre cititorii dvs. au auzit de termenul„ analiză cost-beneficiu ”. Când vine vorba de achiziționarea de software de gestionare a afacerii pentru studioul dvs., acest lucru înseamnă că trebuie să determinați dacă costul lunar al software-ului va reduce în mod suficient costurile ineficiențelor afacerii dvs. actuale dacă doriți să continuați să faceți lucrurile manual, mai degrabă decât să beneficiați de eficiență și cunoștințe pe care le veți obține din utilizarea unui instrument puternic de gestionare a afacerii. ”

Sigur, timpul înseamnă bani, după cum știm cu toții. Dar cum recomandați să faceți o analiză cost-beneficiu?

tu dansezi St Paul

„Calculați timpul pe care dvs. și personalul dvs. îl petreceți în fiecare lună urmărind veniturile și cheltuielile, asamblând rapoarte lunare sau trimestriale despre venituri, ieșiri, prezență, creșterea afacerii și altele, plus timpul de gestionare a clienților (înregistrare, facturare, plăți) - practic, toate acele funcții pe care le faceți manual, care pot fi automatizate cu software. Înmulțiți acest lucru cu tariful orar pe care îl plătiți personalului care face această muncă sau valoarea propriului timp. Apoi, veți obține o sumă solidă de dolari pentru a compara cu costul software-ului. Cheltuielile dvs. lunare curente vor fi aproape sigur de multe ori mai mari decât costul lunar al software-ului. Cu software-ul potrivit pentru studioul de dans, toate aceste sarcini administrative lunare pot fi realizate în câteva secunde sau minute în loc de ore sau pot fi realizate chiar de clienți. ”

Care este a treia întrebare pe care ar trebui să o pun?

arcul final

„A treia întrebare este una la care vă veți gândi în mod natural după ce ați făcut o analiză cost-beneficiu:„ Software-ul de afaceri pe bază de clasă pe care îl selectez va oferi eficiența necesară? ”Pentru a răspunde la această întrebare, va trebui să decideți ce caracteristici cheie aveți nevoie, astfel încât să puteți asocia software-ul cu afacerea dvs. Îmi place să le spun proprietarilor de studiouri să se concentreze pe primii cinci must-have-uri atunci când evaluează software-ul, astfel încât să nu se împotmolească prea mult cu luarea deciziilor cu privire la caracteristicile plăcute de a avea sau caracteristici care nu oferă o mare valoare pentru afacerea. Petrec mai puțin timp cu contabilitatea? Accelerarea gestionării contului de clienți? Obțineți capacitatea de a rula rapid rapoarte de stare privind facturarea? Ați trimis 300 de texte robo pentru închidere sau ați trimis prin e-mail tuturor părinților clasei de joi? Poate îi împuternicește pe clienți să facă lucrurile pe care personalul dvs. le face acum, cum ar fi să se înscrie pentru a fi client, să se înregistreze pentru o clasă sau să își plătească cursurile online? Obținerea abilității pentru instructori de a participa și de a-și urmări orele pe smartphone folosind Portalul personalului nostru ar putea fi un câștigător! Veți avea ideea de a identifica nevoile dvs. de afaceri de top pe care trebuie să le aibă o soluție software pentru a vă putea ajuta. Și apoi, opțional, faceți o listă cu „plăcut” - caracteristici pe care le poate oferi un produs software, care ar fi la îndemână, dar s-ar putea să nu fie o rupere a tranzacțiilor. Împărțirea listei în nevoi versus dorințe vă va ajuta să alegeți produsul potrivit. ”

Aveți sugestii cu privire la cel mai bun mod de a mă asigura că listez toate caracteristicile care mă interesează, deoarece nu știu de ce este capabil software-ul?

'Sigur. Uită-te la independent site de comparație pentru software de studio de dans, Capterra . Serviciul compară peste 70 de produse software specifice nevoilor studiourilor de dans. Dar unele dintre aceste soluții software oferă doar una sau două funcții de gestionare a afacerii, cum ar fi doar contabilitatea sau doar programarea clasei. Așadar, iată trucul: utilizați instrumentul de listă de verificare „Filtrare rezultate” de comparare a produselor Capterra, pe care îl veți vedea în coloana din stânga. Verificați oricare dintre elementele din listă care sunt importante pentru dvs., apoi faceți clic pe „Aplicați filtre”. Va scurta lista concurenților la cei care au funcțiile pe care le căutați. ”

Și a patra întrebare ar trebui să o pun?

„A patra întrebare este pur și simplu următoarea:„ Ce cred alții despre acest software special la care mă uit? ”Două resurse bune pentru a obține răspunsul la aceasta sunt Lista software-ului școlii de dans a lui Serchen sau Lista lui Capterra . Rețineți scorurile lor generale de la clienți (ambele site-uri folosesc o scară de cinci puncte) și parcurgeți recenziile în sine, la fel ca și când ați dori să cumpărați un produs de pe Amazon. Și, la fel ca și recenziile clienților Amazon, căutați ce cel mai dintre ei spun, deoarece vor exista întotdeauna unele ciudate - un recenzor care urăște o caracteristică specială pe care alți 50 de proprietari o adoră. Totuși, astfel de liste sunt extrem de valoroase în alegerea celui mai bun software pentru a satisface nevoile studioului dvs. de dans. ”

Ceea ce duce la a cincea întrebare ar trebui ca. la…

„‘ Am timp să fac asta? ”Sunt sigur că orice proprietar de studio de dans care încearcă să decidă dacă achiziționează sau nu se întreabă deja. Să recunoaștem, analizând dacă timpul este corect, alegerea furnizorului potrivit și apoi configurarea software-ului pentru a funcționa pentru afacerea dvs. va dura ceva timp. Dar dacă proprietarul sau managerul unui studio de dans simte că pur și simplu nu au timp să facă această muncă, este de fapt cel mai bun indicator că nu își desfășoară activitatea, dar că afacerea lor le conduce! Acesta este tocmai momentul pentru a face saltul în utilizarea software-ului de management de studio. Cunosc proprietarul unei companii de clasă din zona Seattle, care încă încearcă să funcționeze fără niciun software de management, în ciuda faptului că au peste o mie de studenți. A fost un coșmar și unul scump la asta. A trebuit să angajeze mai mulți angajați pe elev decât orice altă afacere pe care o cunosc. Evident, cheltuie mult mai mult pe lună pe salarii, apoi ar plăti vreodată pentru software lunar.

Și, da, în timp ce cercetarea pentru a alege furnizorul de software potrivit necesită timp, acest lucru vă poate economisi mulți bani mai târziu. Este important să faceți o alegere inteligentă la achiziționarea inițială a software-ului, deoarece, deși puteți schimba întotdeauna mai târziu, munca implicată în acest sens poate fi descurajantă. ”

Pentru mai multe informații despre ClassJuggler Dance, vizitați www.danceclassjuggler.com .